Til drift, dokumenthåndtering og alle, der gemmer en fil
De fleste filsystemer er organiseret efter den, der oprettede filen — efter person, efter år, efter det projekt, der tilfældigvis havde brug for den. Hver af dem er en reel egenskab, men ingen af dem er stabil: folk rejser, år slutter, projekter lukker. Med de otte cores som øverste niveau bruges et andet inddelingsprincip, nemlig de funktioner, en virksomhed varetager, og de ændrer sig langt langsommere end de mennesker, der varetager dem.
Problemet
Det er det diagnostiske symptom på et tvetydigt system, ikke på sjuskede medarbejdere. Hvor kategorierne overlapper, er dubletter ikke en risiko, men en sikkerhed, og inden for et år er spørgsmålet ikke længere, hvor et dokument ligger, men hvilken kopi der er den gældende.
En udokumenteret taksonomi kan ikke læres videre, og derfor bliver hvert spørgsmål om, hvor noget hører til, en lille afgift betalt af den, der allerede ved det. Det betyder også, at systemet forsvinder, når vedkommende gør.
Projekter lukker; brandretningslinjer og kontrakter gør ikke. Når begge gemmes på samme niveau, blandes to forskellige livscyklusser, og det varige materiale forsvinder gradvist under det forbigående.
Metoden
Syv beslutninger. De er værd at træffe én gang, skrive ned og derefter lade være.
Klassifikationssystemer forbliver brugbare, når hvert niveau inddeler efter én egenskab ad gangen — princippet bag facetteret klassifikation, som Ranganathan formulerede det, og som stadig er standard i informationsarkitektur. At blande funktion, tid og ejerskab på ét niveau er det, der skaber de mapper, ingen kan forudsige. De otte cores giver et øverste niveau, der konsekvent er inddelt efter forretningsfunktion.
Hver core har allerede sine objects — Finance, Supply Chain, Partners og Compliance under Business Core; Brand Identity og Brand Narrative under Brand Core. De fungerer godt som undermapper, fordi de allerede har navne, fordi de i rimelig grad udelukker hinanden, og fordi de er udledt af virksomheden og ikke af arkiveringsproblemet.
Projekter er tidsbundet arbejde, der berører permanent materiale, og derfor er de en livscyklus snarere end en kategori. Når de placeres i Time Core, forbliver den forskel synlig, og godkendte resultater kan flyttes til det object, de permanent hører til, når projektet lukker.
Alfabetisk sortering spreder beslægtet materiale og skjuler systemets logik. Et numerisk præfiks holder rammens rækkefølge synlig i enhver filbrowser, uden at nogen skal huske den.
Et hierarki holder kun, hvis filnavnene er forudsigelige. Én konvention, dokumenteret og brugt overalt: ISO 8601-datoer forrest for alt kronologisk, versionsmarkering til sidst kun dér, hvor versioner reelt betyder noget, og ingen statusord i navnet.
Et samlet arkiv på øverste niveau bliver stille og roligt til et andet system, der konkurrerer med det første. Når hvert object har sin egen arkivmappe, forbliver klassifikationen stabil, og det aktive materiale ligger fladt. Opbevaringsperioder ligger over alt dette og fastsættes af lovgivning og politik, ikke af bekvemmelighed.
Enhver taksonomi forfalder uden vedligeholdelse, og det er et fund fra dokumenthåndtering, ikke et spørgsmål om disciplin. Én side i roden — hvad hver mappe på øverste niveau rummer, navngivningskonventionen, hvem der beslutter — er som regel nok til, at en ny kollega klarer sig selv fra første dag.
Tag det med dig
De to øverste niveauer i fuld længde — alle otte cores og hvert object under dem, genereret fra selve rammen, så den aldrig halter bagefter. Mappenavnene står på engelsk, fordi det er rammens navne. Opret kun de mapper, I har materiale til, og omdøb frit; rammens egne termer er et udgangspunkt, ikke et krav.
00_Goal-Core/
01_Purpose/
01_Core-values/
02_Short-term-goals/
03_Long-term-goals/
04_Tactical-goals/
05_Strategic-goals/
10_Business-Core/
01_HR/
02_Value-Proposition/
03_Monetisation/
04_Core-Competencies/
05_Business-Assets/
06_Operational-Systems/
Filing-convention.docx
07_Partners/
08_Stakeholders/
09_Finance/
10_Supply-Chain/
11_Manufacturing-Operations/
12_Compliance/
13_Technology/
14_Organisation/
15_Governance/
16_Innovation/
20_Brand-Core/
01_Brand-promise/
02_Brand-Identity/
03_Brand-Positioning/
04_Brand-Value/
05_Brand-Perception/
06_Brand-Narrative/
30_Vision-Core/
01_Vision-Statement/
02_Mission-Statement/
03_Culture/
04_Responsibility/
40_Market-Core/
01_Market-Opportunities/
02_Competitors/
03_Audience/
04_Customer-Journey/
05_Marketing-Channels/
06_Content/
07_Sales-Channels/
50_Omni-Core/
01_Customer-Journey-Mapping/
02_Customer-Feedback/
03_Customer-Support/
04_UI-and-UX-Optimization/
05_Personalization/
06_Loyalty-Programs/
07_Omnichannel-Integration/
60_Data-Core/
01_KPI-management/
02_Data-Collection/
03_Performance-Analysis/
04_Reporting/
05_Data-Governance/
70_Time-Core/
01_Project-management/
02_Market-Timing/
03_Golden-Opportunities/
04_Contingency-Planning/
05_Year-Wheel/Læg mærke til, hvad der ikke er her: ingen niende mappe til arkiveringsregler, ingen _admin/ og ingen _generelt/. Selve konventionen ligger i Business Core under Operational Systems, for det er, hvad den er — et system, virksomheden kører på. I det øjeblik en mappe opstår uden for de otte, er systemet holdt op med at være rammen og begyndt at være et andet hierarki, der konkurrerer med den, og alt det, der gjorde strukturen værd at indføre, er væk. Hver object-mappe kan have sin egen _archive/-undermappe ordnet efter år; at holde arkivet lokalt er det samme princip anvendt nedad.
På skuldrene af andres arbejde
Strukturen er en anvendelse af almindelig informationsvidenskab. Rammens bidrag er kun, at facetterne allerede har navne og allerede deles med resten af virksomheden.
Cores som facet, objects som underinddeling
Ranganathans princip om, at hvert niveau skal inddele efter én egenskab — grunden til, at blandede niveauer bliver uforudsigelige.
Cores som øverste niveau
Almindelig praksis i dokumenthåndtering: klassificér efter forretningsfunktion frem for organisatorisk enhed, fordi funktioner overlever strukturer.
Arkiv inde i hvert object
Aktive, semiaktive og arkiverede faser er forskellige. Opbevaringsregler ligger over systemet og fastsættes udefra.
Navngivningskonventionen
Kronologisk sortering uden opsætning og ingen tvetydighed mellem landestandarder.
Data Core — Data Governance
Ejerskab, kvalitet og adgang er governance-spørgsmål; et mappetræ gennemfører dem, men beslutter dem ikke.
Hele systemet
Det praktiske argument for netop disse facetter: de samme ord bruges allerede i strategiarbejdet, så drevet og strategien stemmer overens.
Ethvert konsekvent system er bedre end et inkonsekvent. Argumentet for netop dette sæt facetter er ikke, at det er det eneste rigtige, men at det allerede er det sprog, virksomheden tænker i.
Hvor det hører til i rammen
The Omnigoal er holistisk: alle otte cores er i spil her, og hver af dem bidrager med noget, de andre ikke kan. Følg en af dem for at se de objects, den rummer. Selve frameworket er på engelsk, fordi begreberne er dets navne.
Strategidokumenter, målhierarkier, bestyrelsesmateriale.
Se coren (på engelsk)
Økonomi, HR, kontrakter, leverandører, compliance — som regel den klart største gren.
Se coren (på engelsk)
Logoer, retningslinjer, tone of voice, brandaktiver.
Se coren (på engelsk)
Vision, mission og værdier: lidt, permanent og ofte citeret.
Se coren (på engelsk)
Målgruppeanalyser, konkurrentmapper, kampagner, indholdskalendere.
Se coren (på engelsk)
Rapporter, dashboards, governance og opbevaringspolitik.
Se coren (på engelsk)
Kunderejsekort, supportmateriale, UX-dokumentation.
Se coren (på engelsk)
Projekter, årshjulet, planer og beredskabsdokumenter.
Se coren (på engelsk)Tjekliste
Forbehold
Et klassifikationssystem bærer mindre, end man ofte beder det om. Dette er de dele, det ikke dækker.
Spørgsmål
De spørgsmål, der oftest bliver stillet om mappestruktur og The Omnigoal.
En, der er inddelt efter et princip, som overlever de mennesker, der bruger den. At arkivere efter funktion frem for efter person, afdeling eller dato er etableret praksis i dokumenthåndtering, fordi funktioner ændrer sig langt langsommere end organisationsstrukturer. Med The Omnigoals otte cores som øverste niveau og deres objects som det andet får man et funktionsbaseret system, hvis begreber allerede deles med virksomhedens strategiarbejde.
Efter funktion, i næsten alle tilfælde. Afdelingsbaserede strukturer går i stykker ved næste omorganisering og har det med at skjule materiale for dem, der har mest brug for det. Et funktionsbaseret system overlever omstruktureringer, for økonomi forbliver økonomi, uanset hvem der ejer det i år.
I Time Core, fordi et projekt er en livscyklus snarere end et emne. Arbejdsfiler bliver i projektmappen; godkendte resultater flyttes ved afslutningen til den core og det object, de permanent hører til. At gøre den overdragelse til en del af afslutningstjeklisten er det, der forhindrer systemet i stille og roligt at blive fyldt med forladt arbejde.
Ja — det er en konvention for navngivning og hierarki, ikke et stykke software. I SharePoint svarer det øverste niveau ofte til dokumentbiblioteker; i Drive og Dropbox svarer det direkte til mapper. Undgå mellemrum i mappenavne, hvor filer synkroniseres mellem systemer.
Byg det nye hierarki tomt, frys det gamle træ som skrivebeskyttet, og flyt kun materiale, efterhånden som det bliver brugt. Det, der stadig er urørt efter tolv måneder, var i praksis arkivmateriale. Migreringer, der forsøges i ét hug, mislykkes som regel, fordi de beder alle om at ændre vaner på en dag, hvor de også har arbejde at lave.
Rammen fortsætter under objectet. Et Object deles i Modules, et Module i Components, en Component i Elements, og et Element bærer Attributes — så Business Core / Finance / Budgeting / Årsbudget / Marketinglinje / Beløb er én ubrudt kæde frem for fire niveauer af improvisation. Værdien ved at fortsætte sådan er, at de dybere niveauer stadig er inddelt efter samme princip, og det er netop dér, improviserede træer normalt begynder at blive uforudsigelige.
Ja. Hvert selskab eller hver enhed beholder sit eget træ med otte cores, og et fælles niveau over dem rummer kun det, der reelt er fælles. Den praktiske regel er ganske enkelt, at ét træ ikke skal passe til moderselskabet og alle datterselskaberne på én gang — hver enheds struktur forbliver fuldstændig på egne præmisser.
Hvis to personer arkiverer ens, intet findes i dubletter, og nye kolleger hurtigt klarer sig selv, så virker den, og der er ingen grund til at ændre den. Systemet her tilbydes som ét, der plejer at holde under vækst og omorganisering, ikke som en rettelse af systemer, der allerede gør deres arbejde.
